Инвентаризация — самый болезненный процесс в учёте ТМЦ: обычно это дни переписывания списков, таблицы на планшете и вечный вопрос «а кто вообще проходит этот объект?». В летнем обновлении ToolKeeper мы перебрали инвентаризацию с нуля — так появилась Инвентаризация 2.0. Рассказываем, как теперь устроена проверка и почему со смартфоном она проходится за часы, а не за дни.

У каждой инвентаризации — исполнитель и срок

Раньше проверка шла «по ответственным»: администратор видел сводную картину, но кто именно отмечает предметы на объекте и что уже пройдено, оставалось за кадром. Теперь у инвентаризации появились исполнитель, собственное название и дедлайн. Администратор создаёт проверку в панели управления — создание инвентаризации теперь доступно не только в мобильном приложении, но и на ПК — назначает исполнителя и при желании ограничивает проверку гибкими параметрами отбора: склад, объект, категория. Сотрудник видит назначенные ему инвентаризации в мобильном приложении: что проверять, до какого числа и что уже отмечено.

QR-скан: предмет отмечается одним движением

Главное ускорение — QR-скан во время проверки. Сотрудник наводит камеру на бирку, и предмет мгновенно отмечается в инвентаризации, без поиска в списке. Если отсканирован «чужой» предмет, приложение не молчит, а объясняет причину: другой ответственный, другой объект или склад, либо предмет из другого рабочего пространства. Так инвентаризация превращается в быструю проходку по объекту, а приложение страхует от ошибок. Сканер читает не только QR, но и DataMatrix и линейные штрих-коды. Заодно мы улучшили интерфейс и сам процесс прохождения инвентаризации: меньше лишних шагов, больше понятности.

Количественные предметы и обязательные фото

Для количественных ТМЦ исполнитель указывает остаток прямо в процессе проверки, а если компания настроила инвентаризацию с фото — приложение попросит снять предмет и прикрепит снимок к акту. У фото «до» теперь честная дата съёмки, а не дата загрузки: по акту видно, когда реально осматривали предмет.

Сроки, продление и отмена — со смартфона

Жизнь вносит коррективы, и это учтено: дедлайн инвентаризации можно продлить, проверку — отменить или удалить полностью, и всё это прямо из приложения. Завершённая инвентаризация при переносе даты вперёд аккуратно возвращается в стадию сверки — без сломанных статусов и потерянных отметок.

PDF-отчёт и напоминания

По завершении проверки отчёт формируется в PDF и скачивается со смартфона: предметы, количества, фото, стоимости и итоги по объектам. А чтобы проверки не зависали, участники получают ежедневные push-напоминания об идущих инвентаризациях — в рабочее время по часовому поясу кабинета.

Видеоинструкция по инвентаризации

Мы сняли подробный видеоурок по последней версии процесса: как создавать инвентаризацию, проходить её вручную и по QR-кодам, работать с количественными предметами и обязательными фотографиями. Смотрите на удобной площадке:

🟦 Видеоинструкция во ВКонтакте
🎬 Видеоинструкция на YouTube

Меньше ручной работы. Меньше ошибок. Больше прозрачности в учёте имущества. Инвентаризация 2.0 уже доступна всем клиентам на действующих тарифах — и в веб-кабинете, и в мобильном приложении. Если вы ещё не пробовали ToolKeeper, начните с бесплатной демо-версии: внедрение занимает один день.