Если вы отвечаете за управление широким спектром оборудования, например, ИТ-оборудованием или часто перемещаемым оборудованием, и только делаете первые шаги в учете, вам необходима система учета. Читайте дальше, чтобы узнать, как выстроить процесс учета и проверки оборудования с помощью электронных таблиц. Мы расскажем, какие столбцы следует включать и как управлять ими при выдаче оборудования коллегам или фрилансерам. Кроме того, мы расскажем о том, как предотвратить потерю оборудования и постоянно следить за состоянием вашего инвентаря.
Подготовка. Основные разделы для отчетности
Давайте начнем. У вас есть возможность либо дополнить существующий список инвентаря вкладкой с процессом контроля, либо создать для этого новую электронную таблицу. Чтобы начать отслеживать выдачу инвентаря, нам понадобится несколько дополнительных столбцов.
Для фиксации выдачи инвентаря нужны три основных столбца, а также мы рекомендуем несколько дополнительных. В них следует указать имя человека, который забирает оборудование, дату выдачи и крайний срок возврата. Для дополнительной отчетности рассмотрите возможность добавления столбца с серийным номером. Таким образом, вы сможете точно отследить, какой ноутбук или фотоаппарат был выдан и кому. Возможно, вы также захотите добавить столбец «последнее ответственное лицо».
Использование регистрационного листа повышает уровень ответственности. Он должен содержать список оборудования, даты, дополнительные положения и условия, а также поле для подписи.
Работа с системой учета на основе электронных таблиц
Теперь, когда у вас на руках есть система учета оборудования с помощью электронной таблицы, давайте посмотрим, как ей пользоваться на практике. Например, вы работаете в сфере кино, и вам нужно организовать съемочный день. Для этого вам необходимо собрать нужное оборудование. Используя функцию поиска в вашей таблице, вы можете легко найти нужный предмет по его названию или серийному номеру. Фильтры по категориям помогут вам сузить выбор и быстро определить, где находится нужное снаряжение.
Чтобы упростить процесс и минимизировать риск забыть что-либо важное, полезно будет составить и распечатать контрольный список. Это позволит вам отмечать каждый пункт по мере подготовки и убедиться, что все необходимое оборудование собрано и готово к использованию.
Минусы использования электронных таблиц для учета оборудования
Несмотря на то, что использование электронных таблиц для управления оборудованием кажется удобным решением, существует ряд значительных минусов и ограничений, которые могут усложнить этот процесс. Одна из основных проблем — это отсутствие комплексной системы отслеживания. Даже включение столбца с информацией о последнем ответственном лице не позволяет получить полное представление о истории перемещений каждого предмета.
Кроме того, если у вас общедоступное место для хранения оборудования, риск того, что сотрудники возьмут больше, чем отмечено в таблице, или вовсе не найдут необходимое снаряжение, значительно возрастает. Существует также вероятность, что оборудование будет возвращено не полностью, и сотрудники просто отметят в таблице, что они вернули весь инвентарь. На практике это может привести к тому, что электронная таблица быстро устареет и не будет отражать реальное положение вещей. Опыт показывает, что этап регистрации возврата часто упускается из виду, что ведет к потере контроля за доступностью оборудования и его состоянием.
Простое управление оборудованием с помощью ToolKeeper
Ряд проблем, связанных с системой учета выданного оборудования на основе электронных таблиц, мы описали выше, и вероятно, что некоторые из этих минусов вы не сможете игнорировать. Однако не беспокойтесь – у нас есть идеальное решение для вас: программное обеспечение для управления оборудованием, такое как ToolKeeper. Этот универсальный инструмент предоставляет функцию обзора вашего оборудования, отслеживает выдачу, показывает историю инвентаря и предоставляет ограниченный доступ определенным пользователям, таким как фрилансеры или младшие сотрудники. Кроме того, он позволяет назначать долгосрочное использование для таких предметов, как ноутбуки, и многое другое!
Каждый выданный элемент оборудования будет подробно отображен – с полной информацией о самом предмете, времени выдачи и возврата, а также об ответственном лице. Это делает процесс управления более прозрачным и позволяет отслеживать использование оборудования в режиме реального времени. Ваша команда всегда будет в курсе, кто и когда использовал определенное оборудование, что минимизирует риски потерь и способствует более эффективному использованию ресурсов.
В добавление к отслеживанию инвентаря, ToolKeeper также предоставляет возможность анализа использования оборудования, облегчает административные процедуры, упрощая процесс бронирования для конечных пользователей.
Внедрение такой системы, как ToolKeeper, не только повышает эффективность процесса управления оборудованием, но и улучшает общую производительность и удовлетворенность сотрудников. Она обеспечивает быстрый доступ к необходимому оборудованию, четкость в документообороте и контроль за всем процессом использования активов.
Присоединяйтесь к числу тех, кто выбрал ToolKeeper, и позвольте этому инструменту сделать вашу работу проще и бизнес успешнее. Начните с бесплатной пробной версии и оцените все преимущества современного учета с ToolKeeper.
