Все гостиницы должны проводить ежегодную инвентаризацию своего имущества. Однако, учитывая риски кражи или повреждения имущества в номерах и других помещениях, рекомендуется проводить проверки чаще. Такие меры необходимы, так как в гостиницах инвентарь, включая халаты, постельное бельё и тапочки, может легко потеряться или быть украденным после ухода гостей, что ведет к финансовым потерям.
Переучет имущества является важным, но он требует грамотного подхода и эффективности в исполнении. Руководству следует осознавать, что точное отражение данных может быть сложной задачей, и любая невнимательность или намеренное утаивание информации сотрудниками может существенно повлиять на итоги проверки.
Кроме того, инвентаризация может потребовать временной остановки работы гостиницы, что особенно актуально для крупных объектов, где может потребоваться закрытие на несколько дней. В таких случаях стоит рассмотреть возможности автоматизации учетных процессов, чтобы ускорить проведение инвентаризации и минимизировать простои.
Назначение инвентаризации
Главная цель инвентаризации — это учет основных средств. Эта процедура необходима не только гостиницам, но и всем организациям. В гостиничном бизнесе инвентаризация особенно важна, так как после выезда гостей часто обнаруживается нехватка имущества. В условиях современной экономики и кризисов учет оборудования и инвентаря становится особенно важным. Эффективный контроль позволяет своевременно получать информацию о степени износа имущества и принимать меры, такие как замена оборудования или ремонт.
Важным аспектом является анализ состояния имущества и планирование его технического обслуживания, основанное на фактическом состоянии, а не по заранее установленному графику. Каждому объекту основных средств присваивается учетная карточка с подробной характеристикой, а каждый объект закрепляется за ответственным лицом. Все, что находится в номере, передается во временное пользование гостю. Поэтому после его выезда проводится тщательная проверка номера, которую должна выполнить горничная.
Контроль и учет имущества в гостинице
Основной задачей учета имущества является проверка соответствия данных в документации фактическому наличию имущества. Эта процедура позволяет выявить излишки, выяснить причины недостачи и определить текущее состояние активов гостиницы.
В ходе ревизии происходит детальная проверка всех категорий имущества в каждом подразделении гостиницы. Следует особо контролировать:
1. Комплектация номеров.
2. Форменная одежда сотрудников.
3. Основные средства.
4. Постельное и белье.
5. Расходные материалы.
6. Моющие средства.
7. Посуда и столовые приборы.
8. Кухонные принадлежности.
9. Продукты питания на складе.
10. Маркетинговые материалы, такие как буклеты, информационные папки и визитки.
11. Имущество, взятое в аренду или отправленное на переработку.
12. Финансовые обязательства.
13. Денежные средства.
Инвентаризация должна проводиться на месте хранения или использования объектов. Основные средства подлежат проверке не реже одного раза в три года, а товарно-материальные запасы должны проверяться по крайней мере раз в год перед подготовкой годовой отчетности.
Этапы проведения инвентаризации в гостинице
На первом этапе, который является подготовительным, необходимо выполнить следующие действия:
1. Составить приказ о проведении инвентаризации.
2. Определить состав инвентаризационной комиссии.
3. Указать сроки проведения инвентаризации.
4. Уведомить ответственных лиц и получить от них расписки.
5. Создать акты проверки на каждое ответственное лицо.
На втором этапе осуществляется фактическая проверка имущества. Все сведения фиксируются в инвентаризационных описях.
На третьем этапе сравниваются учетные сведения и полученные в ходе проверки данные. Выявляются расхождения, составляются сличительные ведомости.
На четвертом этапе подводятся итоги, вносятся изменения в бухгалтерскую отчетность, виновные лица привлекаются к ответственности. Для корректировки расхождений в бухгалтерском отчете, проверять имущество надо до того, как отчетность будет сдана в налоговую службу.
Для того, чтобы провести инвентаризацию в отеле, потребуются не только материально-ответственные лица, но и проверяющая команда. В случае, когда гостиничный комплекс небольшой, справиться можно своими силами, не останавливая рабочий процесс. Если же гостиничное предприятие большое, то придется на некоторое время закрыться.
Особенности проведения инвентаризации в отеле
Отели обязаны выполнять как плановые, так и внеплановые инвентаризации согласно утвержденному регламенту, описанному в документе, регулирующем порядок проведения инвентаризации в гостиничных и других объектах размещения. Этот документ определяет следующее:
1. Дату проведения инвентаризации.
2. Перечень имущества и обязательств, которые учитываются.
Плановые инвентаризации проводятся строго в установленные сроки, тогда как внеплановые могут быть организованы для неожиданной проверки состояния имущества, которое находится на ответственности у материально ответственных лиц (МОЛ). При этом важно, чтобы МОЛ не были предварительно уведомлены о проведении таких проверок, которые могут инициироваться по приказу руководства или контрольной комиссии.
Инвентаризация обязательно проводится в следующих случаях:
1. При смене материально ответственного лица.
2. В случае временного закрытия гостиницы, например, на сезонное закрытие.
3. Если были выявлены факты хищения или порчи имущества.
4. В процессе реорганизации предприятия.
5. Перед сдачей активов в аренду или их продажей.
6. После происшествий, включая чрезвычайные ситуации или катастрофы.
Важно убедиться, что инвентаризация проведена до подачи годовой финансовой отчетности, чтобы обеспечить точность и актуальность данных в документах.
Преимущества ToolKeeper
Внедрение современных технологий в учет оборудования и инвентаря может значительно упростить процесс инвентаризации. ToolKeeper предлагает автоматизированную систему учета, которая позволяет не только точно отслеживать перемещение и состояние имущества, но и значительно ускорить и упростить процесс проверки.
ToolKeeper также обеспечивает повышение прозрачности учета за счет подробных отчетов и аналитики, что позволяет руководству гостиницы иметь полное представление о состоянии имущества. Система поддерживает множество функций, включая присвоение ответственных лиц за каждый объект имущества, что упрощает контроль и повышает ответственность сотрудников.
Внедрение ToolKeeper в вашу гостиницу станет значительным шагом в повышении эффективности управления активами и оптимизации работы всех подразделений.
Присоединяйтесь к числу тех, кто выбрал ToolKeeper, и позвольте этому инструменту сделать вашу работу проще и бизнес успешнее. Начните с бесплатной пробной версии и оцените все преимущества современного учета с ToolKeeper.
