Управление запасами — это сложный и многогранный процесс, требующий внимания к деталям и строгого соблюдения установленных стандартов. Ошибки в инвентаризации могут серьёзно подорвать стратегию компании, привести к финансовым потерям, излишкам или дефициту товаров, а также снизить общую эффективность работы. Почти каждое предприятие хотя бы раз сталкивалось с подобными проблемами, но их можно избежать.

Понимание наиболее распространённых ошибок и способов их предотвращения поможет значительно повысить эффективность и прибыльность вашего бизнеса. В этой статье мы рассмотрим восемь основных ошибок, которые чаще всего допускаются при инвентаризации, и предложим методы их предотвращения, чтобы ваш бизнес мог работать более продуктивно и успешно.

1. Недостаток организованности

Даже самая продуманная стратегия управления запасами может потерпеть крах, если складские помещения не организованы должным образом. Независимо от того, хранит ли ваша компания запасы в нескольких шкафах или управляет десятками тысяч товаров на различных площадках, без чёткого порядка невозможно обеспечить эффективную работу. Неорганизованные склады, кладовые и пакгаузы усложняют проведение инвентаризации, проверку уровня запасов, нахождение необходимых товаров и своевременное размещение заказов. 

В итоге сотрудники с большей вероятностью будут перезаказывать товары, которые у них уже есть в наличии, что приводит к истечению сроков годности и устареванию продукции. Чтобы избежать этого, необходимо посвятить время тщательной организации инвентаря и оптимизации его хранения во всех зонах. Это также идеальный момент для обновления списка запасов, рассмотрения возможности модернизации системы учёта и внедрения технологий штрих-кодов или QR-кодов, которые могут значительно упростить процесс инвентаризации и повысить его точность.

2. Зависимость от одного сотрудника

Очень часто предприятия полагаются на одного человека для управления запасами. Это может стать серьёзной проблемой, если этот человек становится недоступен из-за болезни, отпуска или увольнения. Ситуация осложняется, если сотрудник полагается на свою память для хранения ключевой информации о запасах, вместо того чтобы фиксировать эти данные в документированной или цифровой форме. В результате могут возникнуть серьёзные проблемы с доступом к важной информации, что может парализовать работу предприятия. 

Чтобы избежать чрезмерной зависимости от одного человека, рекомендуется внедрить систему коллективного управления запасами, обеспечивающую доступ к данным для нескольких сотрудников. Обучите их работе с системой учёта, чтобы они могли заменять друг друга при необходимости. Разработка стандартных операционных процедур для управления запасами позволит новому сотруднику быстро освоить основные процессы, а также обеспечит бесперебойную работу в случае непредвиденных обстоятельств.

3. Неправильный выбор системы инвентаризации

Каждое предприятие уникально, и система управления запасами должна соответствовать его специфическим потребностям и ограничениям. Крупное предприятие с десятками тысяч наименований не сможет эффективно работать с ручной системой инвентаризации, в то время как малый бизнес с несколькими десятками наименований может не нуждаться в дорогостоящем программном обеспечении. К счастью, современные системы управления запасами стали более доступными и интуитивно понятными. Малые предприятия могут использовать недорогие или бесплатные решения для инвентаризации, которые легко масштабируются по мере роста бизнеса. Выбор подходящей системы учёта помогает избежать ошибок, связанных с неподходящим программным обеспечением и ручными методами работы. Инвестирование в правильные инструменты управления запасами способствует повышению точности инвентаризации, сокращению излишков и дефицита товаров, а также улучшению общей эффективности бизнеса.

4. Ошибки при вводе данных

Ошибки при вводе данных являются одной из основных причин проблем с инвентаризацией. Перепутанные цифры, пропущенные данные или некорректные записи могут привести к значительным финансовым потерям и сбоям в цепочке поставок. Это одна из причин, по которой использование электронных таблиц не всегда является лучшим вариантом для учёта запасов. Чтобы избежать ошибок при вводе данных, предприятия могут использовать программное обеспечение для управления запасами, которое позволяет сканировать штрих-коды и QR-коды, автоматически заполняя необходимые поля. Кроме того, автоматизация ввода данных освобождает сотрудников от рутинных задач, позволяя им сосредоточиться на более важных аспектах работы.

5. Путаница с похожими товарами

Многие товары выглядят и называются одинаково, что может вызвать путаницу при инвентаризации. Это особенно актуально для больших складов, где хранится множество схожих по виду и названию товаров. Неправильное обозначение товаров может привести к ошибкам в учёте и неправильным заказам, что негативно сказывается на операционной эффективности. Чтобы избежать этой проблемы, используйте программное обеспечение, которое позволяет прикреплять фотографии товаров к их профилям. Сканирование штрих-кодов или QR-кодов также помогает исключить ошибки, так как каждый код уникален и не может быть случайно перепутан с другим. Внедрение этих технологий способствует более точной идентификации товаров, снижению количества ошибок и повышению эффективности инвентаризации.

6. Избыточные заказы из-за отсутствия точной информации

Отсутствие точных данных об уровне запасов часто приводит к избыточным заказам, что в свою очередь ведёт к переполнению склада и устареванию продукции. Этот вопрос особенно остро стоит в крупных компаниях, где несколько сотрудников могут размещать заказы без координации друг с другом. Лучший способ борьбы с избыточными заказами — это точное знание своих потребностей и внедрение системы учёта, которая позволяет отслеживать текущие запасы и заказы в режиме реального времени. Если проблемы с избыточными заказами связаны с поставщиками, стоит обсудить с ними возможность улучшения условий поставки или рассмотреть альтернативные варианты. Налаженная система учёта и чёткое понимание потребностей помогают минимизировать избыточные заказы и оптимизировать управление запасами.

7. Недостаток товаров из-за плохого прогнозирования спроса

Неправильное прогнозирование спроса может привести к серьёзным проблемам с наличием товаров на складе. Если учет запасов не ведется должным образом, невозможно точно оценить, сколько товаров нужно заказать для удовлетворения потребностей клиентов. Недостаток товаров может привести к срывам в цепочке поставок и потере клиентов, которые могут перейти к конкурентам. Чтобы избежать этого, начните с организации склада и внедрения надёжной системы управления запасами. Это позволит точно отслеживать текущие уровни запасов и анализировать данные для более точного прогнозирования спроса. Регулярный анализ продаж, учёт сезонных колебаний и использование прогнозирующих алгоритмов помогут лучше понимать потребности клиентов и своевременно пополнять запасы. Надёжное прогнозирование спроса способствует поддержанию оптимального уровня запасов и предотвращению нехватки товаров.

8. Спешка и неверно распределенное время

Практически каждое предприятие в какой-то момент сталкивается с нехваткой запасов. Когда это происходит, компании часто начинают действовать в спешке, пытаясь срочно восполнить дефицит. Такая спешка может привести к необдуманным решениям, высоким затратам и нарушению планов поставок. Чтобы избежать таких ситуаций, важно заранее планировать заказы и поддерживать оптимальный уровень запасов. Регулярно проверяйте уровни запасов и прогнозируйте потребности, чтобы избежать критических ситуаций. Внедрение автоматизированных систем управления запасами, которые отслеживают уровни запасов и автоматически генерируют заказы, поможет предотвратить спешку и обеспечить бесперебойную работу бизнеса. Заблаговременное планирование и надёжная система управления запасами позволяют избежать стресса и дополнительных затрат, связанных с дефицитом товаров.

О ToolKeeper

Использование правильных инструментов и технологий для управления запасами и инструментами может значительно уменьшить количество ошибок и повысить эффективность инвентаризации. ToolKeeper является идеальным решением для компаний, стремящихся к оптимизации своих процессов учёта ТМЦ. Этот инструмент предлагает удобные функции для организации и автоматизации складского учёта, минимизируя риски, связанные с человеческими ошибками и неорганизованностью. ToolKeeper позволяет легко отслеживать инструменты, управлять данными и обеспечивать точность инвентаризации, что в итоге приводит к улучшению общей производительности и рентабельности бизнеса. Внедрение таких технологий, как ToolKeeper, помогает не только избежать распространённых ошибок, но и вывести управление ТМЦ на новый уровень. Начните с бесплатной пробной версии и оцените все преимущества персонализированного учёта с ToolKeeper.

 
 
14.06.2024